Rédiger un mail avec Copilot dans Outlook : prompts

Pour rédiger un mail avec Copilot dans Outlook, ouvrez un nouveau message, sélectionnez l'icône Copilot puis Draft (ou « Draft with Copilot »), tapez votre demande et générez. Vous ajustez ensuite le ton et la longueur, puis Keep it pour garder le brouillon. Voici les prompts pour les mails courants d'une PME, et l'usage de Coaching by Copilot pour relire un mail que vous avez écrit vous-même, d'après l'aide de Microsoft lue le 15/11/2026 (libellés cités en anglais, tels que l'aide les donne).

Les boutons selon votre Outlook

L'aide signale aussi « Help me write » et « Help me reply » dans la zone de message ; Copilot peut alors poser des questions avant de proposer un brouillon. Pour retoucher une partie seulement, sélectionnez le texte, cliquez sur Copilot et tapez la demande.

Répondre à une demande de devis

Réponds à ce mail : remercie [prénom] pour sa demande, confirme que nous pouvons réaliser [prestation], indique que le devis détaillé suivra d'ici [date] et pose les deux questions dont nous avons besoin : [question 1], [question 2]. Ton cordial, 8 lignes au plus.

À contrôler : la date d'envoi du devis est la vôtre, et aucune estimation de prix ne s'est glissée dans la réponse.

Annoncer un retard de livraison

Exemple : un fabricant de mobilier de 15 personnes doit prévenir un client que sa commande partira avec une semaine de retard.

Rédige un mail à [client] pour annoncer que la commande [référence] partira le [nouvelle date] au lieu du [date prévue], en raison de [cause réelle en quelques mots]. Présente nos excuses une seule fois, propose [geste ou solution que vous avez décidé], et donne le nom de la personne à contacter. Ton sobre et responsable, sans se justifier longuement.

À contrôler : le geste proposé doit être exactement celui que vous avez décidé ; Copilot peut en « améliorer » la formulation au point de promettre plus.

Relancer après un rendez-vous

Rédige un mail de suivi après notre rendez-vous du [date] avec [prénom] : rappelle en trois puces ce que nous avons convenu ([points]), joins [document annoncé] et propose une date pour le point suivant. 120 mots au plus.

À contrôler : si le mail annonce une pièce jointe, joignez-la avant d'envoyer.

Faire relire votre propre mail : Coaching by Copilot

Quand le mail est délicat (réclamation, refus, message à un supérieur), écrivez-le vous-même puis demandez un avis. L'aide de Microsoft indique qu'il faut au moins 100 caractères dans le message ; sur mobile, le choix se fait par l'icône Copilot puis Coaching by Copilot. Copilot propose alors des suggestions pour une communication claire et efficace. Vous pouvez aussi formuler la demande vous-même :

Relis ce mail comme le ferait son destinataire, [qui il est]. Signale les phrases qui pourraient être mal comprises ou paraître sèches, et propose une reformulation pour chacune. Ne change pas le fond.

Tableau : quoi vérifier avant d'envoyer

Ce qui est déjà dans le fil

Copilot dans Outlook s'appuie sur ce que vous avez ouvert : un fil de discussion contient souvent l'historique complet avec d'autres personnes, parfois des informations qui ne regardent pas le nouveau destinataire. La documentation Microsoft Learn indique que, même sans licence complémentaire, Copilot Chat dans Outlook peut travailler avec le contenu ouvert. Avant de demander une réponse à un long fil transféré, vérifiez que le brouillon ne reprend pas un échange antérieur destiné à quelqu'un d'autre. Pour les comptes professionnels, Microsoft précise que les prompts et réponses relèvent des mêmes engagements contractuels que vos mails dans Exchange et ne servent pas à entraîner les modèles de fondation. Pour les réunions qui suivent ces échanges, voyez Copilot dans une réunion Teams.